UtS Teori Admin Zulfa

NAMA: Sri Zulfa Muyasaroh

NIM: B04210009

Semeter/Kelas: 4/MD/D1

JAWABAN:

1.      Karena dengan mengelola dokumen akan memudahkan  kita dalam menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, sehingga membantu proses menjadi lebih cepat, baik dan murah. (mengefektifkan dan mengefisienkan). Dan juga untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaannya, serta untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat dan dapat digunakan pada saat yang tepat.

2.      Dasar yang menjadikan dua model pengelolaan arsip (life cycle model dan record continuum model)  adalah karena adanya dorongan untuk memadukan dua profesi yang sebenarnya mempunyai wilayah garapan yang sama yakni records manager (ahli arsip dinamis) dan archivist (ahli arsip statis). Pada dasarnya kedua model tersebut saling mendukung dan membantu dalam membentuk dan membangun suatu manajemen arsip yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Model life cycle dikembangan pada pertengahan abad ke 20 oleh beberapa penulis archical/records managemen, khususnya yang berasal dari Amerika Utara. Model ini secara nyata memisahkan fase (manajemen arsip dinamis dan manajemen statis),Model records continuum ini mencoba menghilangkan batas antara manajemen arsip dinamis dan manajemen arsip statis menjadi suatu keterpaduan pengelolaan arsip sejak masa penciptaan hingga penyajian informasinya bagi kepentingan publik.

3.      a. Perusahaan seharusnya tetap menggunakan sistem sentralisasi, karena dengan sistem sentralisasi arsip akan lebih terlindungi dan terpelihara dengan baik, dan akan selalu terjaga kerahasiaannya ( dokumen rahasia) karena wewenang keluar masuknya arsip hanya ada satu yaitu terletak di pusat.

b. Untuk mengurangi permasalahan maka pemeliharaan arsip benar-benar lebih di tegaskan yaitu dengan mendata setiap dokumen yang keluar dan masuk, dan pengelolaan arsip harus benar-benar ada di pusat, sehingga pusat menjadi sumber arsip satu-satunya.

Faktor yang harus di perhatikan dalam pengambilan keputusan ini adalah faktor keamanan dan kerahasiaan dokumen.

UTS TeoRi Administrasi Ludviaji

Nama               : Mochamad Ludviaji

NIM                : B04208018

Kelas               : D1

P.Study           : Teori Administrasi

1.      Mengapa kita perlu mengelola dokumen?

Jawab:

- Agar dokumen tersebut menjadi lebih mudah dalam penggunaannya.

- Agar kondisi ruangan kantor rapi, serta mengantisipasi terjadinya banjir kertas atau flood of paper.

- Agar dapat memenuhi tuntutan terhadap manajemen akan kecepatan dan ketepatan juga akan memudahkan aksessibilitas dan menjamin akuntabilitasnya.

- Mengurangi biaya untuk pembuatan maupun maintenace administrasi penyelenggaraan pemerintahan.

- Menghemat ruang kearsipan

- Menghemat investasi berupa kertas, tinta cetak (printer& fotocopy).

2.      Dasar apakah yang menjadikan dua model pengelolaan arsip, yaitu “life cycle” model dan “record continuum” model?

Jawab:

Adanya organisasi-oraganisasi pemerintah maupun swasta yang belum mampu mengantisipasi terjadinya banjir kertas atau flood of paper, yang dapat mengakibatkan kondisi ruangan kantor penuh dengan tumpukan arsip, arsip sulit ditemukan kembali apabila diperlukan segera, tersitanya ruang kerja dan ruang perlengkapan karena dipergunakan untuk menyimpan arsip.

3.      A. Berdasarkan study kasus yang ada, maka saya menyarankan perusahaan PT. Wijaya Kusuma lebih baik menggunakan Metode Desentralisasi, karena dalam metode ini lebih memudahkan dalam pengelolaan pengarsipan sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit, disamping itu keperluan arsip sendiri mudah karena arsip berada pada unit kerja masing-masing, serta penanganan arsip itu sendiri lebih mudah dilakukan karena arsip sudah dikenal dengan baik.

Walaupun dari beberapa keluhan masih ada yang belum dapat teratasi seperti halnya yang tertera pada poin “d” dan “f”, menurut pemahaman saya kalau untuk poin yang “d” tergantung dari perusahaan mana yang lebih dipertimbangkan antara adanya kemungkinan “duplikasi arsip” yang tak lain disebakan karena penyimpanan arsip secara Desentralisasi atau “pemborosan” akan kegiatan pemusnahan arsip yang harus dilakukan dimasing-masing unit kerja itu sendiri.

Sedangkan pada poin “f” yang inti permasalahannya ada pada sifat kerja yang monoton dan akhirnya menimbulkan kebosanan terhadap pegawai terkait, hal demikian terjadi bisa disebabkan pegawai tersebut kurang kreatif dalam menyikapi aktifitasnya dalam bertugas di bagian pengarsipan, karena semua system semuanya bagus, tergantung bagaimana cara kita menyikapi dan mengelola system tersebut agar menjadi suatu kebutuhan yang dapat menumbuhkan suatu gagasan atau inovasi-inovasi baru, yang dalam hal ini kaitannya dengan pengelolaan arsip.

B. Jika perusahaan tetap menggunakan metode sentralisasi, maka dari saya menyarankan agar pihak perusahaan mengkombinasikan antara metode sentralisasi dengan metode desantralisasi, karena dengan mengkombinasikan antara kedua metode tersebut maka kelemahan yang dimiliki masing-masing metode akan saling teratasi, sehingga dapat mengurangi permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh PT. Wijaya Kusuma, bahkan ketika kombinasi antara kedua metode tersebut dilakukan secara efektif besar kemungkinan permasalahan yang ada dapat teratasi.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam hal ini, yaitu

1.      Current Recordskeeping, memandang pada apa yang harus dilakukan untuk menangkap (to capture) atau menciptakan suatu arsip dan menentukan konteks penciptaannya sehingga dapat ditemukan kembali (to be recalled), disajikan, dan didistribusikan selama arsip itu bernilai guna keberlanjutan.

2.      Regulatory Recordskeeping, memandang bagaimana arsip-arsip dapat distandarisasikan, dikontrol, dan diawasi.

3.      Historical Recordskeeping, menitikberatkan perhatian atas apa yang harus dilakukan untuk memelihara dan mengelola makna yang terkandung dalam suatu arsip sepanjang waktu.

DoCumenTasi ActivitAs Sehari-hari

MaCaK ArTis

NunGganG KuDa NiL

NgaBubuRit

OraD KonTo (Kediri)

Gunung Gede Pangrango (Jawa Barat)

I Lov3 2 4JJI

Kelas D1 Manajemen Dakwah

SanTapaN Kuda NiL

PendakiAn Gunung ArgopurO (Jawa Timur)

Pelatihan Siaga BenCana BKSDA (Bromo)

OraD KontO Kembar SiaM (Kediri)

Besarnya KekuasaaN 4JJI SWT

OraD KendaL PayaK (Malang)

study kasus

Kelompok: 6

·         M. lutfiadji

·         Khusnul hayat

·         Sri zulfah muyasaroh

·         Siti zulaikha

KASUS

PT. CODAS Indonesia didirikan pada tahun 2002, oleh kakak beradik sebagai pioneer jasa pelatihan outbond di Indonesia. Beberapa tahun di awal berdirinya perusahaan ini mempunyai keuntungan tipis. 3 tahun yang lalu perusahaan membuat perubahan yang signofokan dan mampu menjadi titik balik sekaligus meningkatkan laba secara signifikan. Semakin banyak perusahaan besar yang menggunakan jasa PT. CODAS untuk memberikan pelatihan outbond bagi pegawai. Saat ini perusahaan mempunyai 4 pegawai selevel dengan manajer yaitu arie dan deni (2 adek pendiri) untuk memenuhi peraturan pemerintah di bidang penyelenggaraan training outbond. Dengan keterbatasan dana mereka hanya mampu membiayai 4 manajer saja dengan konsekuensi mempunyai multi tugas, dengan sdetiap orang harus mampu melaksanakan fungsi pemasaran dengan baik. Banyak bukti yang menunjukan bahwa struktur organisasi tersebut tidak berjalan sebagaimana mestinya. Bukti lapangan juga menunjukan adanya kebutuhan guna menangani beberapa bidang (misalnya: keuangan, humas) oleh orang yang lebih professional.

1.      Struktur organisasi apakah yang digunakan sekarang oleh PT. CODAS?

2.      Hal apakah yang menunjukan bahwa struktur sekarang tidak memadai bagi perusahaan yang sedang berkembang?

3.      Struktur apakah yang anda sarankan untuk digunakan sekarang?

4.      Sebutkan karakteristik struktur yang anda rekomendasikan tersebut?

5.      Apa kelebihan dan kekurangan struktur organisasi yang anda rekomendasikan?

Jawab:

1)      Fungsional (multi fungsi) adalah struktur yang wewenangnya dilimpahkan langsung dari kepala pimpinan kepada bawahan yang berkompeten pada bidangnya masing-masing, dimana bawahannya tersebut juga bertanggungjawab langsung kepada kepala pimpinan.

2)      Yaitu ketika perusahaan tersebut sedang berkembang menggunakan struktur fungsional, sehingga yang bertanggung jawab tidak bisa fokus pada satu pokok yang dia tangani, karena satu orang berfungsi sebagai multifungsi. Jadi pekerjaan yang dilakukan kurang maksimal.

§  Pelimpahan wewenag yang terlalu khusus dapat menimbulkan kebosanan

§  Terlalu kaku atau tidak fleksibel dalam pelimpahan wewenang

§  Pelimpahan wewenang melibatkan banyak orang atau lebih dari satu individu dapat membingungkan

3)      Matriks: menyandang tugas masing-masing perdevisi dihimpun berdasarkan fungsinya.

Penjelasan: adalah sebuah strtuktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menghubungkan departementalisasi fungsioanal dan produk.

4)      Karakteristik matriks

§  Bersifat ganda dalam fungsinya

§  Mampu mencapai tingkat koordinasi yang cocok untuk tuntutan ganda

§  Pemanfaatan karyawan fleksibel

§  Sesuai untuk organisasi ukuran sedang

§  Sedangkan karakteristik struktural yang paling nyata dari matriks adalah bahwa ia mematahkan konsep kesatuan komando, sehingga karyawan dalam struktur matriks memiliki dua atasan manajer departemen fungsional dan manajer produk. Karena itulah matriks memiliki rantai komando ganda.

5)      Kelebihan:

o   Mampu mencapai tingkat koordianasi yang diperlukan untuk menjawab tuntutan “ganda” lingkungan.

o   Dapat memanfaatkan karyawan secara fleksibel

o   Sesuai untuk pengambilan keputusan yang sifatnya rumit serta lingkungan yang tidak stabil

o   Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang

Kekurangan:

o   Adanya wewenang ganda menyebabkan munculnya kebingungan

o   Mengahabiskan waktu untuk kooedinasi

o   Hanya bisa berjalan jika hubungan bersifat kolegial bukan vertikal

UTS Teori Administrasi Khusnul

UTS TEORI ADMINISTRASI                            

TAKE HOME

DIKUMPULKAN 2 MEI 2012

NAMA            : KHUSNUL HAYAT

NIM                 : B04210023

KELAS/SEMS : D1/4

1.      Mengapa kita perlu mengelola dokumen?

2.      Dasar apakah yang menjadikan dua model pengelolahan arsip, yaitu life cycle model dan record continuum model?

3.      Sekitar 5 tahun lalu, PT Wijaya Kusuma yang beralokasi disurabaya, mendesain dan mengimplementasikan progam manajemen arsip yang terdesentralisasi. Kecuali untuk untuk arsip yang rahasia semua arsip disimpan terpusat. Progam yang dirancang dan diimplementasikan oleh joko umbaran yang telah keluar dari perusahaan 2 tahun yang lalu ketika dia menjadi wakil direktur untuk hubungan masyarakat. Beberapa bulan yang lalu, bambang septiadi penggantinya mendengar banyak keluhan tentang sistem yang terpusat.

Beberapa keluhan yang sering didengar antara lain.

a)    Arsip sering tidak dapat ditemukan ketika dibutuhkan

b)   Bebrapa arsip yang telah digunakan sering tidak ditemukan

c)    Mnjelaskan status arsip yang sedang digunakan oleh siapa dan kapan kembalinya sangat tidak mungkin dilakukan

d)   Beberapa pegawai tetap mempunyai kopi beberapa arsip tanpa memintanya terlebih dahulu kepada pusat arsip

e)    Ketidaksesuaian pada subyek pengarsipan sering ditemukan

f)    Pegawai yang bekerja dibagian puasat arsip sering menyatakan kebosanan karena sifat pekerjaan yang monoton

Perusahaan memulai berfikir untuk menggunakan sistem desentralisasi dimana arsip akan disimpan oleh masing-masing departemen

a)    Berdasarkan informasi diatas menurut anda apakah perusahaan seharusnya menggunakan metode sentralisasi ataukah desemtralisasi? Jelaskan!

b)   Jika perusahaan tetap menggunakan sitem yang ada sekarang, tindakan apakah yang anda sarankan untuk mengurangi permasalahan yang ada?

Faktor apakah yang harus diperhatikan dalam mengambil keputusan tersebut diatas?

Jawab:

1.      Administrasi dalam kegiatan operasional suatu organisasi selalu terkait dua hal yaitu legalitas dan efisiensi, jadi di setiap kegiatannya baik secara personal maupun organisasi perlu dituangkan dalam suatu dokumen dari tahap rencana s`mpai dengan akhir kegiatan atau laporan. Dokumen-dokumen tersebut selain berfungsi sebagai sarana komunikasi antar personal, unit, ataupun organisasi juga berfungsi sebagai bukti formal kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan atau sebagai aspek legalitas.

Tujuan pengelolaan dokumen sendiri antara lain:

ð  Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaannya.

ð  Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat dan dapat digunakan pada saat yang tepat.

2.      Dalam pekerjaan kita sehari-hari, kita selalu dihadapkan dengan dokumen. Jika dokumen ini tidak dikelola dengan baik maka dapat mengganggu kegiatan kerja kita dikarenakan jumlahnya yang terus bertambah setiap hari. Pengelolaan yang baik dapat menghindarkan kita dalam penumpukan dokumen atau arsip, kesulitan dalam temu balik dan penyusutannya. Beruntung jika perusahaan tempat anda bekerja mempunyai standar pengelolaan dokumen (record management) yang baik, sehingga anda dapat mengikuti aturan-aturan atau petunjuk-petunjuk teknis pengelolaan dokumen kerja anda atau unit kerja atau departemen anda.

Dasar yang menjadikan dua model pengelolaan arsip antara life cycle model dan record continuum antara lain, yaitu:                  

ð  life cycle model (model siklus hidup) : pengelolaan dan pengontrolan arsip kertas secara efektif [dikembangkan pasca PD II ].

ð  record continuum model (model arsip berkelanjutan) : pengelolaan dan pengontrolan arsip elektronik pada era digital.

3.      a) menggunakan metode desentralisasi : pada sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit atu divisi dalam suatu instansi maupun organisasi. Kelebihannya sendiri antara lain:

ð  dekat dengan pemakai sehingga penggunaan dokumen di dalam organisasi dapat langsung diawasi, dan disisi lain pemakai dapat langsung memakainya tanpa kehilangan waktu maupun tenaga untuk mendapatkannya.

ð  Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan.

ð  Sistem ini juga akan menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas, karena setiap berkas yang relevan dengan sebuah bagian akan disimpan di bagian yang bersangkutan.

b) menggunakan sistem kombinasi, yang masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah control sistem terpusat. Pada sistem kombinasi tanggung jawab sistem berada di pundak manajer dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen sebuah organisasi. Kemudian keuntungan dalam penggunaan sistem kombinasi antara lain:

ð  Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam

ð  Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang

ð  Menekan duplikasi dokumen

ð  Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik

ð  Memudahkan control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan

Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan dalam oraganisasi, yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan kombinasi kedua sistem.

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam mengambil keputusan tersebut diatas antara lain:

ð  Pemilihan sistem tersebut harus mempertimbangkan faktor jumlah dan status kantor yang harus dilayani oleh jasa penyimpanan dokumen

ð  Seperti seberapa dekat letak kantor pusat dengan kantor cabang yang dimiliki oleh organisasi

ð  Berapa jumlah kantor cabang yang dimiliki, apakah tersedia sistem telekomunikasi dan sistem penyampaian dokumen yang dapat diandalkan

ð  Ketersediaan tenaga pengelola dokumen serta permintaan dokumen dari pemakai maupun sistem yang paling bagus memenuhi kebutuhan organisasi, subunit, dan personilnya.

makalah

MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIK

MAKALAH

Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah

“TEORI ADMINISTRASI”

 

Dosen pengampu :

Deasy Tantriana. MM

Disusun oleh:

Siti zulaikha                    (B04210003)

Sri zulfah muyasaroh      (B04210009)

Khusnul hayat                 (B04210023)

M. lutviadji                      (B04210081)

Kelompok 6

Semester 4/D1

FAKULTAS DAKWAH

JURUSAN MANAJEMEN DAKWAH

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL

                                                   SURABAYA                    

2012

BAB I

PENDAHULUAN

Manajemen sebagai suatu kegiatan dan kemampuan untuk mengarahkan dan mengorganisasikan pekerjaan dalam suatu organisasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam rangka mewujudkan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien. Arsip merupakan dokumen atau naskah yang digunakan baik oleh organisasi dan perorangan dalam kegiatan bisnis sehari-hari. Untuk itu, fungsi dalam manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, pengaturan sumber-sumber, serta pengawasan perlu dilaksanakan sehingga dapat dicapai tujuan dan sasaran organisasi. Arsip memiliki fungsi dan kegunaan yang signifikan di dalam menunjang kegiatan adiministrasi negara dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.

Arsip adalah merupakan rekaman informasi dari aktifitas dan kegiatan suatu organisasi. Sebagai rekaman informasi arsip dapat digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan organisasi. Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan manajemen modern yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat. Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka arsip harus dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan prinsip serta tujuan manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian dan Konsep Dasar Manajemen Arsip Elektronik

Arsip elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.

Evolusi yang cepat dalam teknologi computer dan juga pada system informasi telah melahirkan isu mengenai manajemen arsip elektronik yang berkaitan dengan ketersediaan, otentisitas, kelengkapan serta nilai guna. Di lingkungan kerja yang berbasis elektronik, beberapa perubahan perlu diperhatikan dalam bidang kearsipan mulai dari penciptaan, penggunaan, penilaian, dan pemeliharaan.

Ada empat prinsip dalam kerangka pelaksanaan manajemen arsip elektronik

menurut International Council on Archives :

1.      Arsip elektronik harus masuk dalam daur hidup system elektronik yang menciptakan arsip untuk menjamin penciptaan dan retensi arsip elektronik yang otentik, terpercaya dan terpelihara.

2.      Harus ada jaminan bahwa penciptanya menciptakan arsip yang otentik, terpercaya dan terpelihara.

3.      Adanya proses penilaian arsip elektronik.

4.      Kebutuhan akan pemeliharaan dan pengaksesan untuk menjamin arsip elektronik dapat tersedia, dapat diakses dan dimengerti.

Dengan meluasnya penggunaan elektronik untuk merekam informasi dalam

bentuk media magnetic digital/optic dan dapat dibaca atau ditemukan informasinya dengan melalui mesin computer, seperti misalnya pengakuan keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian dan pengaturan untuk mengakses informasi yang berasal dari arsip.

Oleh karena itu, bagi kita yang mempunyai tanggung jawab dalam pengelolaan arsip elektronik perlu mengkaji prioritas-prioritas implementasi arsip elektronik, ini disesuaikan dengan perkembangan jaman, perkembangan teknologi, perkembangan dan kebutuhan organisasi terutama dalam menghadapi tuntuta untuk memberikan layanan prima kepada masyarakat, manfaat yang diterima, dan keterseidiaan dana. Dengan Pengkajian yang matang dan terencana, diharapkan akan dapat mengembangkan program arsip elektronik sesuai dengan tahapan kebuthan organisasi.

Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya. Dibandingkan dengan Arsip konvensional (kertas), arsip elektronik memiliki beberapa keuntungan diataranya:

1.      Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap.

2.      Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan.

3.      Penyimpanan informasi lebih terpusat.

4.      Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi.

B.     Penciptaan Arsip Elektronik

Penciptaan arsip dapat dilakukan dengan dua cara yaitu dengan penciptaan secara elektronik atau otomatis dan ;enciptaan dengan transformasi digital. Penciptaan secara elektronik adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan peralatan elektronik seperti kamera digital, perekam suara, perekam video,dan khususnya adalah komputer.

Penciptaan arsip elektronik dengan transformasi digital sering disebut dengan proses digitalisasi dimana pengertian digitalisasi secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional yang bertujuan untuk melindungi arsip konvensional itu sendiri. Proses digitalisasi memerlukan tahapan-tahapan dimana setiap tahapan terdapat aturan-aturan yang harus dipenuhi untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Digitalisasi memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar. Waktu terbesar dan konsentrasi tinggi yang digunakan dalam digitalisasi adalah pada tahapan pembuatan daftar arsip elektyronik karena kesalahan dalam penulisan data arsip elektronik tersebut kehilangan keotentikannya. Digitalisasi adalah proses merubah arsip konvensional menjadi arsip elektronik.

C.     Penyimpanan Arsip Elektronik

Penyimpanan arsip elektronik dilakukan dengan tiga cara yaitu:

1.      Online/terkoneksi maksudnya adalah tempat simpan arsip elektronik sudah tidak membutuhkan interaksi manusia. Yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan maka pengguna dapat langsung mengambilnya tanpa perlu adanya bantuan dari pihak lain.media yang cocok untuk untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik secara online adalah harddisk lokal komputer. Harddisk jaringan adalah tempat simpan dengan bentuk eksternal yang dilengkapi dengan koneksi jaringan dan selalu terhubung dalam jaringan.

2.      Offline/terputus merupakan tempat simpan arsip elektronik yang harus membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan maka pengguna tidak dapat langsung mengambilnya, tetapi memerlukan adanya bantuan dari pihak lain karena diperlukan adanya registrasi dan administrasi lainnya, misalnya surat izin dari pemilik arsip. Media yang cocok untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik secara offline adalah Compark Disk (CD), Digital Versatile Disk (DVD).

3.      Nearline/semi terkoneksi maksudnya adalah ytempatsimpan arsip elektronik masih sedikit membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan maka pengguna tidak dapat langsung mengambilnya tetapi harus mengambil media simpan tersebut sendiri atau perlu sedikit bantuan dari pihak lain namun tidak diperlukan adanya registrasi maupun administrasi atau bisa langsung diambil. Media yang cocok untuk digunakan adalah harddisk eksternal. Harddisk eksternal seperti harddisk jaringan yaitu tempat simpan dengan bentuk eksternal namun tidak dilengkapi dengan koneksi jaringan sehingga tidak terhubungdalam jaringan.

D.    Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip Elektronik

Informasi yang terdapat dalam arsip elektronik dapat dengan mudah diubah, dimodifikasi, dihapus, baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh manusia ataui dirusak oleh suatu sebab seperti virus yang merusak file. Disamping itu usia atau daya tahan fisik baik magnetik maupun optic memiliki keterbatasan. Terutama apabila semakin sering digunakan oleh banyak pengguna.

Informasi arsip elektronik dapat dilihat dan dibaca dengan mudah oleh banyak pengguna bila mereka mengetahui nama filenya. Dalam suatu database, komputer bisa diakses untuk melihat file yang ada. Bahkan mungkin pula merubah atau menghapus file.

E.     Manfaat Arsip Elektronik

1.      Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.

2.      Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.

3.      Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.

4.      Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.

5.      Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).

6.      Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.

7.      Berbagi arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan memalui internet.

8.      Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.

9.      Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalam media penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recovery dokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.

F.      Kelemahan Arsip Elektronik

1.      Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara.

2.      Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain.

3.      Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.

G.    Problema Legalitas Arsip Elektronik

Kendala-kendala tentang legalitas Arsip elektronik adalah karena terbatasnya Peraturan Pemerintah dalam hal pemahaman yakni :

1.      Peraturan Pemerintah ini tidak mengatur legalitas untuk Arsip-arsip elektronik yang pada proses awal penciptaannya menggunakan computer.

2.      Peraturan Pemerintah ini berlaku dan diterapkan bagi dokumen Arsip yang ada dan tercipta di lingkungan.

H.    Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Organisasi

Pengaruh langsung adalah “peningkatan kecepatan, ketepatan, akurasi dan kemudahan”. Contoh :

1.                        Pengiriman surat secara elektronis hanya memerlukan waktu singkat →email.

2.                        Pencairan informasi dapat dilakukan secara seketika melalui internet → browsing

3.                        Ketelitian hasil perhitungan bisa ditingkatkan → komputasi numeris

4.                        Pengelolaan data dalam jumlah besar dapat dilakukan dengan mudah → basis data TI tidak hanya mempermudah manusia dalam bekerja, berkomunikasi dan menikmati hiburan, tetapi juga menawarkan cara-cara baru didalam melakukan akativitas-aktivitas tersebut. Contoh :

5.                        Bekerja tanpa harus berkantor (Mobile dengan menggunakan PDA-phone)Melayani public tanpa harus bertemu secara langsung (Layanan public elektroniks)

6.                        Belajar tanpa harus hadir di kelas (Konsep distance learning)

7.                        Berjualan tanpa harus memiliki stok barang ( on-demand trading)

8.                        Berbelanja tanpa harus melihat barang secara fisik (on-line shopping).

Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan Arsip yang cenderung selalu berubah. Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfa`tkan untuk kegiatan kearsipan.

BAB III

KESIMPULAN

Arsip elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.

Ada empat prinsip dalam kerangka pelaksanaan manajemen arsip elektronik

menurut International Council on Archives :

1.      Arsip elektronik harus masuk dalam daur hidup system elelktronik yang menciptakan arsip untuk menjamin penciptaan dan retensi arsip elektronik yang otentik, terpercaya dan terpelihara.

2.      Harus ada jaminan bahwa penciptanya menciptakan arsip yang otentik, terpercaya dan terpelihara.

3.      Adanya proses penilaian arsip elektronik.

4.      Kebutuhan akan pemeliharaan dan pengaksesan untuk menjamin arsip elektronik dapat tersedia, dapat diakses dan dimengerti.

Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya. Dibandingkan dengan Arsip konvensional (kertas), arsip elektronik memiliki beberapa keuntungan diataranya:

1.      Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap.

2.      Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan.

3.      Penyimpanan informasi lebih terpusat.

4.      Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi.

Kelemahan Arsip Elektronik

1.      Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara.

2.      Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain.

3.      Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.

DAFTAR PUSTAKA

Martono, Boedi. 1990.  Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Sedarmayanti. 1992. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Ilham Jaya Offset.

Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1 & 2. Yogyakarta: Kanisius.