MANAJEMEN
ARSIP ELEKTRONIK
|
PENDAHULUAN
|
Sebelum kita berbicara
lebih jauh, sebelumnya kita harus mempunyai
|
pengetahuan tentang
Teknologi Informasi. Pada dasarnya
teknologi informasi berasal
|
dari dua kata teknologi
dan informasi.
|
Pengertian Teknologi
(secara umum) :
|
“ penerapan
pengetahuan secara sistematis dalam kegiatan industri yang praktis
|
atau suatu kegiatan yang
menggunakan metode industri”.
|
Pengertian Informasi :
|
“ data yang
telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan
|
bermanfaat dalam
pengambilan keputusan saat ini atau yang akan datang”.
|
Sedangkan pengertian lain
mengatakan bahwa informasi merupakan data yang telah
|
diolah dan disajikan
sedemikian rupa yang kemudian digunakan sebagai bahan
|
pengambilan keputusan.
Informasi tersebut merupakan nilai apabila dapat digunakan
|
sebagai bahan
pertimbangan untuk pengambilan
keputusan, dan informasi tersebut dapat
|
mengurangi ketidakpastian
di masa yang akan dating.
|
Perlu pula ditambahkan
bahwa informasi bagi seseorang mungkin dipandang
|
sebagai bahan mentah atau
data bagi orang lain atau sebaliknya tergantung kepda
|
kebutuhan orang yang
bersangkutan.
|
Pengertian Teknologi
Informasi :
|
Dari pengertian teknologi
dan informasi tersebut diatas, maka dapat dikatakan
|
bahwa teknologi informasi
adalah cara menggunakan peralatan atau
metode kerja yang
|
lebih canggih dengan
menyajikan data-data yang telah dioleh dan siap digunakan oleh
|
users untuk pengambilan
keputusan dalam rangka kelancaran organisasi secara
|
keseluruhan.
|
Perkembangan Teknologi
Informasi
|
Sejarah computer dimulai sejak abad 17
|
¸ Schickaqrd membuat kalkulator mekanis
pertama (1623)
|
¸ Pascal memproduksi kalkulator mekanis secara
missal (1642)
|
¸ Komputer digital pertama, ENIAC (Electronik Numerical Integrator dan
|
Computer) beroperasi pada
tahun 1945
|
¸ Tahun 1951 diproduksi secara massal
|
BIDANG DAN JENIS
TEKNOLOGI INFORMASI
|
Jenis teknologi informasi
pada prinsipnya dikelompokkan menja 5 bagian utama
|
yaitu :
|
1. Tekstual, merupakan informasi yang
dituangkan dalam bentuk teks dan
|
menggunakan media yang
dinamakan kertas.
|
2. Coice, informasi yang terekam dalam bentuk
pembicaraan misalnya telepon,
|
voicemail yang berupa
pemrosesan pembicaraan melalui central computer.
|
3. Data base, terdiri dari maslah-masalah
tertentu seperti daftar nama, alamar,
|
jumlah uang terakhir dsb.
Data ini selalu di-update disesuaikan dengan transaksi
|
atai kegiatan yang
terakhir dan terbaru misalnya data base tentang nasabah bank,
|
atau tentang pegawai
suatu perusahaan dll.
|
4. Citra bergerak, yang dapat berupa tekstual,
voice atau data base yang diciptakan,
|
disimpan dan
ditransisikan dalam bentuk citra bergerak melalui computer,
|
misalnya gambar grafik
ilustrasi.
|
5. Jaringan Komunikasi, adalah jaringan yang
dapat menghubungkan atar pegawai
|
baik dalam satu
organisasi maupun berbeda organisasi secara nasional atau
|
internasional yang
dilakukan dengan online.
|
PENGARUH TEKNOLOGI
INFORMASI TERHADAP ORGANISASI
|
Pengaruh langsung adalah
“PENINGKATAN KECEPATAN, KETEPATAN, AKURASI
|
DAN KEMUDAHAN”. CONTOH
:
|
- Pengiriman surat secara elektronis hanya
memerlukan waktu singkat email
|
- Pencairan informasi dapat dilakukan secara
seketika melalui internet browsing
|
- Ketelitian hasil perhitungan bisa
ditingkatkan komputasi numeris
|
- Pengelolaan data dalam jumlah besar dapat
dilakukan dengan mudah basis
|
data
|
TI tidak hanya
mempermudah manusia dalam bekerja, berkomunikasi dan menikmati
|
hiburan, tetapi juga
menawarkan cara-cara baru didalam melakukan akativitas-aktivitas
|
tersebut. Contoh :
|
- Bekerja tanpa harus berkantor (Mobile
dengan menggunakan PDA-phone)
|
- Melayani public tanpa harus bertemu secara
langsung (Layanan public
|
elektroniks)
|
- Belajar tanpa harus hadir di kelas (Konsep
distance learning)
|
- Berjualan tanpa harus memiliki stok barang
( on-demand trading)
|
- Berbelanja tanpa harus melihat barang
secara fisik (on-line shopping)
|
Dari hal-hal tersebut kita dapat mengatakan bahwa :
|
“ Teknologi
informasi membuka peluang bagi kita untuk menemukan cara-cara baru
|
yang lebih efektif dan
efisien, yang sekarang mungkin belum terpikirkan. Hal ini
|
membuat kita harus
membuka pikiran untuk menemukan cara-cara baru tersebut
|
pikiran tidak boleh
terbatasi oleh apa yang sudah ada, tetapi harus mampu berinovasi.
|
PENGARUH TEKNOLOGI
INFORMASI TERHADAP KEARSIPAN
|
Perkembangan teknologi
yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi
|
mempunyai dampak positif
terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam
|
melaksanakan berbagai
kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini juga
|
menimbulkan dampak
khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi.
|
Perkembangan di bidang
kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan
|
perkembangan teknologi
yang secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan
|
Arsip yang cenderung
selalu berubah. Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya
|
selalu tanggap dan
mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat
|
dimanfaatkan untuk kegiatan
kearsipan.
|
KONSEP DASAR MANAJEMEN
ARSIP ELEKTRONIK
|
Menurut National Archives and Record
Administration (NASA) USA, Arsip
|
elektronika merupakan
Arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format,
|
dimana hanya computer
yang dapat memprosesnya. Oleh karenanya Arsip elektronik
|
seringkali dikatakan
sebagai Machine-readable record.
|
Dibandingkan dengan
dengan Arsip konvensional (kertas), Arsip elektronik
|
memiliki beberapa
keuntungan, diantaranya adalah :
|
a. Proses penemuan dan penyajian informasi
yang cepat dan lengkap.
|
b. Akses dan penggunaan informasi oleh lebih
dari satu pengguna (multi user)
|
dalam waktu yang
bersamaan.
|
c. Penyimpanan informasi lebih terpusat
|
d. Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang
tinggi.
|
BENTUK MEDIA ARSIP
ELEKTRONIK
|
1. Media magnetik (Magnetic Media)
|
2. Disk magnetick (Magnetic Disk)
|
3. Pita Magnetik (Magnetic Tape)
|
4. Kaset (Cassette)
|
5. Media Optik (Optical Disk)
|
JENIS DAN BENTUK FILE
ARSIP ELEKTRONIK
|
1. File Teks
|
2. File Data
|
3. Database
|
SISTEM PENYIMPANAN DAN
TEMU BALIK ARSIP ELEKTRONIK
|
Proses data penyimpanan secara sederahana adalah data disimpan
dengan
|
didasarkan pada aplikasi
dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record
|
atau lebih. Penyimpanan
file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh
|
system operasi. Direktori
dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang
|
bersangkutan.
|
Media penyimapanan dengan kapasitas besar
seperti hard disk atau disk optic
|
yang memiliki lebih dari
satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat
|
dipergunakan untuk
aplikasi yang berbeda. Ini berartibahwa dalam satu media
|
penyimpanan berbagai
informasi dapat diproses sesuai dengan system aplikasinya.
|
Hal yang cukup penting di dalam pengelolaan
Arsip elektronik adalah pemberian
|
label nama. Format
pelabelan nama yang standar sebaiknya dilakukan pada direktori atau
|
nama file dan media
penyimpanan. Pemberian label yang jelas dan lengkap sangat
|
penting sebagai tanda
identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard
|
disk,dsb.
|
Pemberian label nama baik yang bersifat
eksternal maupun internal secara
|
standar, terpadu dan
konsisten akan memudahkan penemuan kembali Informasi. Guide
|
indeks yang sesuai
memungkinkan pengguna untuk mengatur system pengindeksan
|
sehingga memudahkan
penyimpanan dan penemuan kembali fisik disket.
|
PEMELIHARAAN DAN
PERLINDUNGAN ARSIP ELEKTRONIK
|
Informasi yang terdapat dalam Arsip
elektronik dapat dengan mudah diubah,
|
dimodifikasi, dihapus
baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh
|
brainware (manusia) atau
dirusak oleh suatu sebab seperti virus yang merusak boot sector
|
atau file. Disamping itu
usia atau daya tahan fisik, baik magnetic maupun optic memiliki
|
keterbatasan, terutama
apabila semakin sering digunakan oleh banyak pengguna. Untuk
|
pemeliharaan fisik, media
penyimpanan harus disimpan pada temperature antara 50
|
derajat dan 125 derajat
F.
|
Informasi Arsip elektronik dapat dilihat dan
dibaca dengan mudah oleh banyak
|
pengguna bila mereka
mengetahui nama filenya. Dalam suatu database, computer bias
|
diakses untuk melihat
file yang ada, bahkan mungkin pula merubah atau menghapus file.
|
PENYUSUTAN ARSIP
ELEKTRONIK
|
Media penyimpanan Arsip elektronik untuk
jenis-jenis tertentu memiliki daya
|
tahan yang lebih pendek
dari retensi Informasi Arsip yang ada didalamnya. Oleh
|
karenanya penetapan
penyusutan sebaiknya ditentukan pada system desain atau tahap
|
perencanaan dari aplikasi
program yang akan diterapkan.
|
PROBLEMA LEGALITAS ARSIP
ELEKTRONIK
|
Kendala-kendala tentang legalitas Arsip
elektronik adalah karena terbatasnya
|
Peraturan Pemerintah
dalam hal pemahaman yakni :
|
1. Peraturan Pemerintah ini tidak mengatur
legalitas untuk Arsip-arsip elektronik yang
|
pada proses awal
penciptaannya menggunakan computer.
|
2. Peraturan Pemerintah ini berlaku dan
diterapkan bagi dokumen Arsip yang ada dan
|
tercipta di lingkungan
|