Makalah MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIK

MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIK

By: Moch. Ludviaji

PENDAHULUAN

Sebelum kita berbicara lebih jauh, sebelumnya kita harus mempunyai

pengetahuan tentang Teknologi Informasi. Pada dasarnya  teknologi informasi berasal

dari dua kata teknologi dan informasi.

Pengertian Teknologi (secara umum) :

“ penerapan pengetahuan secara sistematis dalam kegiatan industri yang praktis

atau suatu kegiatan yang menggunakan metode industri”.

Pengertian Informasi :

“ data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan

bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau yang akan datang”.

Sedangkan pengertian lain mengatakan bahwa informasi merupakan data yang telah

diolah dan disajikan sedemikian rupa yang kemudian digunakan sebagai bahan

pengambilan keputusan. Informasi tersebut merupakan nilai apabila dapat digunakan

sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan  keputusan, dan informasi tersebut dapat

mengurangi ketidakpastian di masa yang akan dating.

Perlu pula ditambahkan bahwa informasi bagi seseorang mungkin dipandang

sebagai bahan mentah atau data bagi orang lain atau sebaliknya tergantung kepda

kebutuhan orang yang bersangkutan.

Pengertian Teknologi Informasi :

Dari pengertian teknologi dan informasi tersebut diatas, maka dapat dikatakan

bahwa teknologi informasi adalah  cara menggunakan peralatan atau metode kerja yang

lebih canggih dengan menyajikan data-data yang telah dioleh dan siap digunakan oleh

users untuk pengambilan keputusan dalam rangka kelancaran organisasi secara

keseluruhan.

Perkembangan Teknologi Informasi

Sejarah computer  dimulai sejak abad 17

¸  Schickaqrd membuat kalkulator mekanis pertama (1623)

¸  Pascal memproduksi kalkulator mekanis secara missal (1642)

¸  Komputer digital pertama, ENIAC  (Electronik Numerical Integrator dan

Computer) beroperasi pada tahun 1945

¸  Tahun 1951 diproduksi secara massal

BIDANG DAN JENIS TEKNOLOGI INFORMASI

Jenis teknologi informasi pada prinsipnya dikelompokkan menja 5 bagian utama

yaitu :

1.  Tekstual, merupakan informasi yang dituangkan dalam bentuk teks dan

menggunakan media yang dinamakan kertas.

2.  Coice, informasi yang terekam dalam bentuk pembicaraan misalnya telepon,

voicemail yang berupa pemrosesan pembicaraan melalui central computer.

3.  Data base, terdiri dari maslah-masalah tertentu seperti daftar nama, alamar,

jumlah uang terakhir dsb. Data ini selalu di-update disesuaikan dengan transaksi

atai kegiatan yang terakhir dan terbaru misalnya data base tentang nasabah bank,

atau tentang pegawai suatu perusahaan dll.

4.  Citra bergerak, yang dapat berupa tekstual, voice atau data base yang diciptakan,

disimpan dan ditransisikan dalam bentuk citra bergerak melalui computer,

misalnya gambar grafik ilustrasi.

5.  Jaringan Komunikasi, adalah jaringan yang dapat menghubungkan atar pegawai

baik dalam satu organisasi maupun berbeda organisasi secara nasional atau

internasional yang dilakukan dengan online.

PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP ORGANISASI

Pengaruh langsung adalah “PENINGKATAN KECEPATAN, KETEPATAN, AKURASI

DAN KEMUDAHAN”. CONTOH :

-  Pengiriman surat secara elektronis hanya memerlukan waktu singkat    email

-  Pencairan informasi dapat dilakukan secara seketika melalui internet   browsing

-  Ketelitian hasil perhitungan bisa ditingkatkan    komputasi numeris

-  Pengelolaan data dalam jumlah besar dapat dilakukan dengan mudah    basis

data

TI tidak hanya mempermudah manusia dalam bekerja, berkomunikasi dan menikmati

hiburan, tetapi juga menawarkan cara-cara baru didalam melakukan akativitas-aktivitas

tersebut. Contoh :

-  Bekerja tanpa harus berkantor (Mobile dengan menggunakan PDA-phone)

-  Melayani public tanpa harus bertemu secara langsung (Layanan public

elektroniks)

-  Belajar tanpa harus hadir di kelas (Konsep distance learning)

-  Berjualan tanpa harus memiliki stok barang ( on-demand trading)

-  Berbelanja tanpa harus melihat barang secara fisik (on-line shopping)

Dari hal-hal  tersebut kita dapat mengatakan bahwa :

“ Teknologi informasi membuka peluang bagi kita untuk menemukan cara-cara baru

yang lebih efektif dan efisien, yang sekarang mungkin belum terpikirkan. Hal ini

membuat kita harus membuka pikiran untuk menemukan cara-cara baru tersebut

pikiran tidak boleh terbatasi oleh apa yang sudah ada, tetapi harus mampu berinovasi.

PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP KEARSIPAN

Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi

mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam

melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini juga

menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi.

Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan

perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan

Arsip yang cenderung selalu berubah. Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya

selalu tanggap dan mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat

dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.

KONSEP DASAR MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIK

Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip

elektronika merupakan Arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format,

dimana hanya computer yang dapat memprosesnya. Oleh karenanya Arsip elektronik

seringkali dikatakan sebagai Machine-readable record.

Dibandingkan dengan dengan Arsip konvensional (kertas), Arsip elektronik

memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah :

a.  Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap.

b.  Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna (multi user)

dalam waktu yang bersamaan.

c.  Penyimpanan informasi lebih terpusat

d.  Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi.

BENTUK MEDIA ARSIP ELEKTRONIK

1.  Media magnetik (Magnetic Media)

2.  Disk magnetick (Magnetic Disk)

3.  Pita Magnetik (Magnetic Tape)

4.   Kaset (Cassette)

5.  Media Optik (Optical Disk)

JENIS DAN BENTUK FILE ARSIP ELEKTRONIK

1.  File Teks

2.  File Data

3.  Database

SISTEM PENYIMPANAN DAN TEMU BALIK  ARSIP ELEKTRONIK

Proses data penyimpanan  secara sederahana adalah data disimpan dengan

didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record

atau lebih. Penyimpanan file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh

system operasi. Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang

bersangkutan.

Media penyimapanan dengan kapasitas besar seperti hard disk atau disk optic

yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat

dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Ini berartibahwa dalam satu media

penyimpanan berbagai informasi dapat diproses sesuai dengan system aplikasinya.

Hal yang cukup penting di dalam pengelolaan Arsip elektronik adalah pemberian

label nama. Format pelabelan nama yang standar sebaiknya dilakukan pada direktori atau

nama file dan media penyimpanan. Pemberian label yang jelas dan lengkap sangat

penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard

disk,dsb.

Pemberian label nama baik yang bersifat eksternal maupun internal secara

standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali Informasi. Guide

indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur system pengindeksan

sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali fisik disket.

PEMELIHARAAN DAN PERLINDUNGAN ARSIP ELEKTRONIK

Informasi yang terdapat dalam Arsip elektronik dapat dengan mudah diubah,

dimodifikasi, dihapus baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh

brainware (manusia) atau dirusak oleh suatu sebab seperti virus yang merusak boot sector

atau file. Disamping itu usia atau daya tahan fisik, baik magnetic maupun optic memiliki

keterbatasan, terutama apabila semakin sering digunakan oleh banyak pengguna. Untuk

pemeliharaan fisik, media penyimpanan harus disimpan pada temperature antara 50

derajat dan 125 derajat F.

Informasi Arsip elektronik dapat dilihat dan dibaca dengan mudah oleh banyak

pengguna bila mereka mengetahui nama filenya. Dalam suatu database, computer bias

diakses untuk melihat file yang ada, bahkan mungkin pula merubah atau menghapus file.

PENYUSUTAN ARSIP ELEKTRONIK

Media penyimpanan Arsip elektronik untuk jenis-jenis tertentu memiliki daya

tahan yang lebih pendek dari retensi Informasi Arsip yang ada didalamnya. Oleh

karenanya penetapan penyusutan sebaiknya ditentukan pada system desain atau tahap

perencanaan dari aplikasi program yang akan diterapkan.

PROBLEMA LEGALITAS ARSIP ELEKTRONIK

Kendala-kendala tentang legalitas Arsip elektronik adalah karena terbatasnya

Peraturan Pemerintah dalam hal pemahaman yakni :

1.  Peraturan Pemerintah ini tidak mengatur legalitas untuk Arsip-arsip elektronik yang

pada proses awal penciptaannya menggunakan computer.

2.  Peraturan Pemerintah ini berlaku dan diterapkan bagi dokumen Arsip yang ada dan

tercipta di lingkungan