UtS Teori Admin Zulfa

NAMA: Sri Zulfa Muyasaroh

NIM: B04210009

Semeter/Kelas: 4/MD/D1

JAWABAN:

1.      Karena dengan mengelola dokumen akan memudahkan  kita dalam menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, sehingga membantu proses menjadi lebih cepat, baik dan murah. (mengefektifkan dan mengefisienkan). Dan juga untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaannya, serta untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat dan dapat digunakan pada saat yang tepat.

2.      Dasar yang menjadikan dua model pengelolaan arsip (life cycle model dan record continuum model)  adalah karena adanya dorongan untuk memadukan dua profesi yang sebenarnya mempunyai wilayah garapan yang sama yakni records manager (ahli arsip dinamis) dan archivist (ahli arsip statis). Pada dasarnya kedua model tersebut saling mendukung dan membantu dalam membentuk dan membangun suatu manajemen arsip yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Model life cycle dikembangan pada pertengahan abad ke 20 oleh beberapa penulis archical/records managemen, khususnya yang berasal dari Amerika Utara. Model ini secara nyata memisahkan fase (manajemen arsip dinamis dan manajemen statis),Model records continuum ini mencoba menghilangkan batas antara manajemen arsip dinamis dan manajemen arsip statis menjadi suatu keterpaduan pengelolaan arsip sejak masa penciptaan hingga penyajian informasinya bagi kepentingan publik.

3.      a. Perusahaan seharusnya tetap menggunakan sistem sentralisasi, karena dengan sistem sentralisasi arsip akan lebih terlindungi dan terpelihara dengan baik, dan akan selalu terjaga kerahasiaannya ( dokumen rahasia) karena wewenang keluar masuknya arsip hanya ada satu yaitu terletak di pusat.

b. Untuk mengurangi permasalahan maka pemeliharaan arsip benar-benar lebih di tegaskan yaitu dengan mendata setiap dokumen yang keluar dan masuk, dan pengelolaan arsip harus benar-benar ada di pusat, sehingga pusat menjadi sumber arsip satu-satunya.

Faktor yang harus di perhatikan dalam pengambilan keputusan ini adalah faktor keamanan dan kerahasiaan dokumen.