MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIK
MAKALAH
Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah
“TEORI
ADMINISTRASI”
Dosen pengampu :
Deasy
Tantriana. MM
Disusun
oleh:
Siti
zulaikha (B04210003)
Sri
zulfah muyasaroh (B04210009)
Khusnul
hayat (B04210023)
M.
lutviadji
(B04210081)
Kelompok 6
Semester 4/D1
FAKULTAS DAKWAH
JURUSAN MANAJEMEN DAKWAH
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
2012
BAB I
PENDAHULUAN
Manajemen sebagai suatu
kegiatan dan kemampuan untuk mengarahkan dan mengorganisasikan pekerjaan dalam
suatu organisasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam rangka mewujudkan
pengelolaan arsip yang efektif dan efisien. Arsip merupakan dokumen atau naskah
yang digunakan baik oleh organisasi dan perorangan dalam kegiatan bisnis
sehari-hari. Untuk itu, fungsi dalam manajemen seperti perencanaan,
pengorganisasian, pengaturan sumber-sumber, serta pengawasan perlu dilaksanakan
sehingga dapat dicapai tujuan dan sasaran organisasi. Arsip memiliki fungsi dan
kegunaan yang signifikan di dalam menunjang kegiatan adiministrasi negara dan
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
Arsip adalah merupakan
rekaman informasi dari aktifitas dan kegiatan suatu organisasi. Sebagai rekaman
informasi arsip dapat digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan
kegiatan organisasi. Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai
tujuan manajemen modern yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat
serta pengawasan yang ketat. Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi
maka arsip harus dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan prinsip serta
tujuan manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat,
lengkap dan efisien.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
dan Konsep Dasar Manajemen Arsip Elektronik
Arsip elektronik merupakan informasi yang
terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau
dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti
kegiatan.
Evolusi yang cepat dalam
teknologi computer dan juga pada system informasi telah melahirkan isu mengenai
manajemen arsip elektronik yang berkaitan dengan ketersediaan, otentisitas,
kelengkapan serta nilai guna. Di lingkungan kerja yang berbasis elektronik,
beberapa perubahan perlu diperhatikan dalam bidang kearsipan mulai dari penciptaan,
penggunaan, penilaian, dan pemeliharaan.
Ada empat prinsip dalam
kerangka pelaksanaan manajemen arsip elektronik
menurut International Council on Archives :
1. Arsip
elektronik harus masuk dalam daur hidup system elektronik yang menciptakan
arsip untuk menjamin penciptaan dan retensi arsip elektronik yang otentik,
terpercaya dan terpelihara.
2. Harus
ada jaminan bahwa penciptanya menciptakan arsip yang otentik, terpercaya dan
terpelihara.
3. Adanya
proses penilaian arsip elektronik.
4. Kebutuhan
akan pemeliharaan dan pengaksesan untuk menjamin arsip elektronik dapat
tersedia, dapat diakses dan dimengerti.
Dengan meluasnya
penggunaan elektronik untuk merekam informasi dalam
bentuk media magnetic digital/optic dan dapat dibaca
atau ditemukan informasinya dengan melalui mesin computer, seperti misalnya
pengakuan keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian dan pengaturan untuk
mengakses informasi yang berasal dari arsip.
Oleh karena itu, bagi kita
yang mempunyai tanggung jawab dalam pengelolaan arsip elektronik perlu mengkaji
prioritas-prioritas implementasi arsip elektronik, ini disesuaikan dengan
perkembangan jaman, perkembangan teknologi, perkembangan dan kebutuhan
organisasi terutama dalam menghadapi tuntuta untuk memberikan layanan prima
kepada masyarakat, manfaat yang diterima, dan keterseidiaan dana. Dengan Pengkajian
yang matang dan terencana, diharapkan akan dapat mengembangkan program arsip
elektronik sesuai dengan tahapan kebuthan organisasi.
Arsip elektronik merupakan
arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya
computer yang dapat memprosesnya. Dibandingkan dengan Arsip konvensional
(kertas), arsip elektronik memiliki beberapa keuntungan diataranya:
1. Proses
penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap.
2. Akses
dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna (multi user) dalam waktu
yang bersamaan.
3. Penyimpanan
informasi lebih terpusat.
4. Memiliki
keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi.
B. Penciptaan
Arsip Elektronik
Penciptaan arsip dapat
dilakukan dengan dua cara yaitu dengan penciptaan secara elektronik atau
otomatis dan ;enciptaan dengan transformasi digital. Penciptaan secara
elektronik adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan peralatan
elektronik seperti kamera digital, perekam suara, perekam video,dan khususnya
adalah komputer.
Penciptaan arsip
elektronik dengan transformasi digital sering disebut dengan proses
digitalisasi dimana pengertian digitalisasi secara umum adalah proses
penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional yang bertujuan untuk
melindungi arsip konvensional itu sendiri. Proses digitalisasi memerlukan
tahapan-tahapan dimana setiap tahapan terdapat aturan-aturan yang harus
dipenuhi untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan.
Digitalisasi memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar.
Waktu terbesar dan konsentrasi tinggi yang digunakan dalam digitalisasi adalah
pada tahapan pembuatan daftar arsip elektyronik karena kesalahan dalam
penulisan data arsip elektronik tersebut kehilangan keotentikannya.
Digitalisasi adalah proses merubah arsip konvensional menjadi arsip elektronik.
C. Penyimpanan
Arsip Elektronik
Penyimpanan arsip
elektronik dilakukan dengan tiga cara yaitu:
1. Online/terkoneksi
maksudnya adalah tempat simpan arsip elektronik sudah tidak membutuhkan
interaksi manusia. Yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan maka
pengguna dapat langsung mengambilnya tanpa perlu adanya bantuan dari pihak
lain.media yang cocok untuk untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip
elektronik secara online adalah harddisk lokal komputer. Harddisk jaringan
adalah tempat simpan dengan bentuk eksternal yang dilengkapi dengan koneksi
jaringan dan selalu terhubung dalam jaringan.
2. Offline/terputus
merupakan tempat simpan arsip elektronik yang harus membutuhkan interaksi
manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan maka pengguna
tidak dapat langsung mengambilnya, tetapi memerlukan adanya bantuan dari pihak lain
karena diperlukan adanya registrasi dan administrasi lainnya, misalnya surat
izin dari pemilik arsip. Media yang cocok untuk digunakan sebagai tempat
penyimpanan arsip elektronik secara offline adalah Compark Disk (CD), Digital
Versatile Disk (DVD).
3. Nearline/semi
terkoneksi maksudnya adalah ytempatsimpan arsip elektronik masih sedikit
membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk
digunakan maka pengguna tidak dapat langsung mengambilnya tetapi harus
mengambil media simpan tersebut sendiri atau perlu sedikit bantuan dari pihak
lain namun tidak diperlukan adanya registrasi maupun administrasi atau bisa
langsung diambil. Media yang cocok untuk digunakan adalah harddisk eksternal.
Harddisk eksternal seperti harddisk jaringan yaitu tempat simpan dengan bentuk
eksternal namun tidak dilengkapi dengan koneksi jaringan sehingga tidak
terhubungdalam jaringan.
D. Pemeliharaan
dan Perlindungan Arsip Elektronik
Informasi yang terdapat
dalam arsip elektronik dapat dengan mudah diubah, dimodifikasi, dihapus, baik
secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh manusia ataui dirusak
oleh suatu sebab seperti virus yang merusak file. Disamping itu usia atau daya
tahan fisik baik magnetik maupun optic memiliki keterbatasan. Terutama apabila semakin
sering digunakan oleh banyak pengguna.
Informasi arsip elektronik
dapat dilihat dan dibaca dengan mudah oleh banyak pengguna bila mereka
mengetahui nama filenya. Dalam suatu database, komputer bisa diakses untuk
melihat file yang ada. Bahkan mungkin pula merubah atau menghapus file.
E. Manfaat
Arsip Elektronik
1. Cepat
ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan
meja kerja.
2. Pengindeksan
yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah
dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
3. Pencarian
secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan
menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
4. Kecil
kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar
monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya bedasarkan
kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk
membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.
5. Menghemat
tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan
dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB
dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).
6. Mengarsip
secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia
dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan
berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang
sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.
7. Berbagi
arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan
mudah dilakukan memalui internet.
8. Meningkatkan
keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku pedoman
pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi
relatif sulit untuk mengaksesnya.
9. Mudah
dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalam media
penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recovery dokumen kertas
yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian,
pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.
F. Kelemahan
Arsip Elektronik
1. Adanya
peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau
menghapus) dalam segala cara.
2. Kesulitan
untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan maupun akses
untuk berbagi file dengan yang lain.
3. Kemungkinan
rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya
server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak
sengaja.
G. Problema
Legalitas Arsip Elektronik
Kendala-kendala tentang
legalitas Arsip elektronik adalah karena terbatasnya Peraturan Pemerintah dalam
hal pemahaman yakni :
1. Peraturan
Pemerintah ini tidak mengatur legalitas untuk Arsip-arsip elektronik yang pada
proses awal penciptaannya menggunakan computer.
2. Peraturan
Pemerintah ini berlaku dan diterapkan bagi dokumen Arsip yang ada dan tercipta
di lingkungan.
H.
Pengaruh
Teknologi Informasi Terhadap Organisasi
Pengaruh langsung adalah “peningkatan
kecepatan, ketepatan, akurasi dan kemudahan”. Contoh :
1.
Pengiriman
surat secara elektronis hanya memerlukan waktu singkat →email.
2.
Pencairan
informasi dapat dilakukan secara seketika melalui internet → browsing
3.
Ketelitian
hasil perhitungan bisa ditingkatkan → komputasi
numeris
4.
Pengelolaan
data dalam jumlah besar dapat dilakukan dengan mudah → basis data TI tidak hanya mempermudah manusia dalam bekerja,
berkomunikasi dan menikmati hiburan, tetapi juga menawarkan cara-cara baru
didalam melakukan akativitas-aktivitas tersebut. Contoh :
5.
Bekerja
tanpa harus berkantor (Mobile dengan menggunakan PDA-phone)Melayani
public tanpa harus bertemu secara langsung (Layanan public elektroniks)
6.
Belajar
tanpa harus hadir di kelas (Konsep distance learning)
7.
Berjualan
tanpa harus memiliki stok barang ( on-demand trading)
8.
Berbelanja
tanpa harus melihat barang secara fisik (on-line shopping).
Perkembangan di bidang
kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi
yang secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan Arsip yang cenderung
selalu berubah. Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan
mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfa`tkan
untuk kegiatan kearsipan.
BAB III
KESIMPULAN
Arsip elektronik merupakan informasi yang
terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau
dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti
kegiatan.
Ada empat prinsip dalam
kerangka pelaksanaan manajemen arsip elektronik
menurut International Council on Archives :
1. Arsip
elektronik harus masuk dalam daur hidup system elelktronik yang menciptakan
arsip untuk menjamin penciptaan dan retensi arsip elektronik yang otentik,
terpercaya dan terpelihara.
2. Harus
ada jaminan bahwa penciptanya menciptakan arsip yang otentik, terpercaya dan
terpelihara.
3. Adanya
proses penilaian arsip elektronik.
4. Kebutuhan
akan pemeliharaan dan pengaksesan untuk menjamin arsip elektronik dapat
tersedia, dapat diakses dan dimengerti.
Arsip elektronik merupakan
arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya
computer yang dapat memprosesnya. Dibandingkan dengan Arsip konvensional
(kertas), arsip elektronik memiliki beberapa keuntungan diataranya:
1. Proses
penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap.
2. Akses
dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna (multi user) dalam waktu
yang bersamaan.
3. Penyimpanan
informasi lebih terpusat.
4. Memiliki
keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi.
Kelemahan Arsip Elektronik
1. Adanya
peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau
menghapus) dalam segala cara.
2. Kesulitan
untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan maupun akses
untuk berbagi file dengan yang lain.
3. Kemungkinan
rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya
server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak
sengaja.
DAFTAR PUSTAKA
Martono,
Boedi. 1990. Sistem Kearsipan
Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Sedarmayanti.
1992. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung:
Ilham Jaya Offset.
Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1 & 2.
Yogyakarta: Kanisius.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar