UTS Teori Administrasi Khusnul

UTS TEORI ADMINISTRASI                            

TAKE HOME

DIKUMPULKAN 2 MEI 2012

NAMA            : KHUSNUL HAYAT

NIM                 : B04210023

KELAS/SEMS : D1/4

1.      Mengapa kita perlu mengelola dokumen?

2.      Dasar apakah yang menjadikan dua model pengelolahan arsip, yaitu life cycle model dan record continuum model?

3.      Sekitar 5 tahun lalu, PT Wijaya Kusuma yang beralokasi disurabaya, mendesain dan mengimplementasikan progam manajemen arsip yang terdesentralisasi. Kecuali untuk untuk arsip yang rahasia semua arsip disimpan terpusat. Progam yang dirancang dan diimplementasikan oleh joko umbaran yang telah keluar dari perusahaan 2 tahun yang lalu ketika dia menjadi wakil direktur untuk hubungan masyarakat. Beberapa bulan yang lalu, bambang septiadi penggantinya mendengar banyak keluhan tentang sistem yang terpusat.

Beberapa keluhan yang sering didengar antara lain.

a)    Arsip sering tidak dapat ditemukan ketika dibutuhkan

b)   Bebrapa arsip yang telah digunakan sering tidak ditemukan

c)    Mnjelaskan status arsip yang sedang digunakan oleh siapa dan kapan kembalinya sangat tidak mungkin dilakukan

d)   Beberapa pegawai tetap mempunyai kopi beberapa arsip tanpa memintanya terlebih dahulu kepada pusat arsip

e)    Ketidaksesuaian pada subyek pengarsipan sering ditemukan

f)    Pegawai yang bekerja dibagian puasat arsip sering menyatakan kebosanan karena sifat pekerjaan yang monoton

Perusahaan memulai berfikir untuk menggunakan sistem desentralisasi dimana arsip akan disimpan oleh masing-masing departemen

a)    Berdasarkan informasi diatas menurut anda apakah perusahaan seharusnya menggunakan metode sentralisasi ataukah desemtralisasi? Jelaskan!

b)   Jika perusahaan tetap menggunakan sitem yang ada sekarang, tindakan apakah yang anda sarankan untuk mengurangi permasalahan yang ada?

Faktor apakah yang harus diperhatikan dalam mengambil keputusan tersebut diatas?

Jawab:

1.      Administrasi dalam kegiatan operasional suatu organisasi selalu terkait dua hal yaitu legalitas dan efisiensi, jadi di setiap kegiatannya baik secara personal maupun organisasi perlu dituangkan dalam suatu dokumen dari tahap rencana s`mpai dengan akhir kegiatan atau laporan. Dokumen-dokumen tersebut selain berfungsi sebagai sarana komunikasi antar personal, unit, ataupun organisasi juga berfungsi sebagai bukti formal kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan atau sebagai aspek legalitas.

Tujuan pengelolaan dokumen sendiri antara lain:

ð  Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaannya.

ð  Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat dan dapat digunakan pada saat yang tepat.

2.      Dalam pekerjaan kita sehari-hari, kita selalu dihadapkan dengan dokumen. Jika dokumen ini tidak dikelola dengan baik maka dapat mengganggu kegiatan kerja kita dikarenakan jumlahnya yang terus bertambah setiap hari. Pengelolaan yang baik dapat menghindarkan kita dalam penumpukan dokumen atau arsip, kesulitan dalam temu balik dan penyusutannya. Beruntung jika perusahaan tempat anda bekerja mempunyai standar pengelolaan dokumen (record management) yang baik, sehingga anda dapat mengikuti aturan-aturan atau petunjuk-petunjuk teknis pengelolaan dokumen kerja anda atau unit kerja atau departemen anda.

Dasar yang menjadikan dua model pengelolaan arsip antara life cycle model dan record continuum antara lain, yaitu:                  

ð  life cycle model (model siklus hidup) : pengelolaan dan pengontrolan arsip kertas secara efektif [dikembangkan pasca PD II ].

ð  record continuum model (model arsip berkelanjutan) : pengelolaan dan pengontrolan arsip elektronik pada era digital.

3.      a) menggunakan metode desentralisasi : pada sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit atu divisi dalam suatu instansi maupun organisasi. Kelebihannya sendiri antara lain:

ð  dekat dengan pemakai sehingga penggunaan dokumen di dalam organisasi dapat langsung diawasi, dan disisi lain pemakai dapat langsung memakainya tanpa kehilangan waktu maupun tenaga untuk mendapatkannya.

ð  Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan.

ð  Sistem ini juga akan menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas, karena setiap berkas yang relevan dengan sebuah bagian akan disimpan di bagian yang bersangkutan.

b) menggunakan sistem kombinasi, yang masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah control sistem terpusat. Pada sistem kombinasi tanggung jawab sistem berada di pundak manajer dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen sebuah organisasi. Kemudian keuntungan dalam penggunaan sistem kombinasi antara lain:

ð  Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam

ð  Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang

ð  Menekan duplikasi dokumen

ð  Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik

ð  Memudahkan control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan

Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan dalam oraganisasi, yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan kombinasi kedua sistem.

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam mengambil keputusan tersebut diatas antara lain:

ð  Pemilihan sistem tersebut harus mempertimbangkan faktor jumlah dan status kantor yang harus dilayani oleh jasa penyimpanan dokumen

ð  Seperti seberapa dekat letak kantor pusat dengan kantor cabang yang dimiliki oleh organisasi

ð  Berapa jumlah kantor cabang yang dimiliki, apakah tersedia sistem telekomunikasi dan sistem penyampaian dokumen yang dapat diandalkan

ð  Ketersediaan tenaga pengelola dokumen serta permintaan dokumen dari pemakai maupun sistem yang paling bagus memenuhi kebutuhan organisasi, subunit, dan personilnya.