Nama :
Mochamad Ludviaji
NIM :
B04208018
Kelas :
D1
P.Study : Teori
Administrasi
1.
Mengapa kita perlu mengelola dokumen?
Jawab:
- Agar dokumen tersebut menjadi lebih mudah dalam
penggunaannya.
- Agar kondisi ruangan kantor rapi, serta
mengantisipasi terjadinya banjir kertas atau flood of paper.
- Agar dapat memenuhi tuntutan terhadap manajemen
akan kecepatan dan ketepatan juga akan memudahkan aksessibilitas dan menjamin
akuntabilitasnya.
- Mengurangi
biaya untuk pembuatan maupun maintenace administrasi penyelenggaraan
pemerintahan.
- Menghemat
ruang kearsipan
- Menghemat
investasi berupa kertas, tinta cetak (printer& fotocopy).
2.
Dasar apakah yang menjadikan dua model pengelolaan
arsip, yaitu “life cycle” model dan “record continuum” model?
Jawab:
Adanya organisasi-oraganisasi pemerintah maupun swasta
yang belum mampu mengantisipasi terjadinya banjir kertas atau flood of paper,
yang dapat mengakibatkan kondisi ruangan kantor penuh dengan tumpukan arsip,
arsip sulit ditemukan kembali apabila diperlukan segera, tersitanya ruang kerja
dan ruang perlengkapan karena dipergunakan untuk menyimpan arsip.
3.
A. Berdasarkan study kasus yang ada, maka saya
menyarankan perusahaan PT. Wijaya Kusuma lebih baik menggunakan Metode
Desentralisasi, karena dalam metode ini lebih memudahkan dalam pengelolaan
pengarsipan sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit, disamping itu keperluan
arsip sendiri mudah karena arsip berada pada unit kerja masing-masing, serta
penanganan arsip itu sendiri lebih mudah dilakukan karena arsip sudah dikenal
dengan baik.
Walaupun dari beberapa keluhan masih ada yang belum
dapat teratasi seperti halnya yang tertera pada poin “d” dan “f”, menurut
pemahaman saya kalau untuk poin yang “d” tergantung dari perusahaan mana yang
lebih dipertimbangkan antara adanya kemungkinan “duplikasi arsip” yang tak lain disebakan karena penyimpanan arsip
secara Desentralisasi atau “pemborosan”
akan kegiatan pemusnahan arsip yang harus dilakukan dimasing-masing unit kerja itu
sendiri.
Sedangkan pada poin “f” yang inti permasalahannya ada
pada sifat kerja yang monoton dan akhirnya menimbulkan kebosanan terhadap pegawai
terkait, hal demikian terjadi bisa disebabkan pegawai tersebut kurang kreatif
dalam menyikapi aktifitasnya dalam bertugas di bagian pengarsipan, karena semua
system semuanya bagus, tergantung bagaimana cara kita menyikapi dan mengelola
system tersebut agar menjadi suatu kebutuhan yang dapat menumbuhkan suatu
gagasan atau inovasi-inovasi baru, yang dalam hal ini kaitannya dengan
pengelolaan arsip.
B. Jika perusahaan tetap menggunakan metode sentralisasi,
maka dari saya menyarankan agar pihak perusahaan mengkombinasikan antara metode
sentralisasi dengan metode desantralisasi, karena dengan mengkombinasikan
antara kedua metode tersebut maka kelemahan yang dimiliki masing-masing metode
akan saling teratasi, sehingga dapat mengurangi permasalahan-permasalahan yang
dihadapi oleh PT. Wijaya Kusuma, bahkan ketika kombinasi antara kedua metode
tersebut dilakukan secara efektif besar kemungkinan permasalahan yang ada dapat
teratasi.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam hal
ini, yaitu
1. Current
Recordskeeping, memandang pada apa yang harus dilakukan untuk menangkap (to
capture) atau menciptakan suatu arsip dan menentukan konteks penciptaannya
sehingga dapat ditemukan kembali (to be recalled), disajikan, dan
didistribusikan selama arsip itu bernilai guna keberlanjutan.
2. Regulatory
Recordskeeping, memandang bagaimana arsip-arsip dapat distandarisasikan,
dikontrol, dan diawasi.
3. Historical
Recordskeeping, menitikberatkan perhatian atas apa yang harus dilakukan untuk
memelihara dan mengelola makna yang terkandung dalam suatu arsip sepanjang
waktu.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar